Електронні трудові книжки: як просувається оцифрування на Волині

Про це 10 квітня Суспільному повідомила начальниця Управління інформаційних систем та електронних реєстрів Пенсійного фонду України у Волинській області Ольга Волдинер.

Що таке електронна трудова книжка

Електронні трудові книжки — це цифрові аналоги паперових. Їх запровадили в Україні з 10 червня 2021 року, щоб удосконалити облік, зменшити паперовий документообіг, а в майбутньому — для автоматичного оформлення пенсії без візиту до сервісного центру, наголошують у Пенсійному фонді.

Дані про прийняття на роботу, переведення, звільнення та інші кадрові зміни тепер вносять до реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов'язкового державного соціального страхування.

Хто і як має вносити дані в електронну трудову книжку

Оцифрувати трудову книжку може роботодавець, і сам працівник через вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду. Щоб самому оцифрувати трудову книжку, потрібно:

• зробити скан-копії сторінок трудової книжки та інших потрібних документів;
• увійти до особистого кабінету на вебпорталі одним з трьох способів — 1) за допомогою кваліфікованого електронного підпису (КЕП), який можна отримати в державній податковій службі, акредитованому центрі сертифікації ключів, а також у деяких банках; 2) через сервіс ID.GOV.UA, який передбачає ідентифікацію за банківською карткою; 3) через Дія.Підпис;
• перейти до розділу "Комунікації з ПФУ";
• обрати вкладку "Відомості про трудові відносини";
• завантажити скан-копії.

"Перехід від паперових носіїв до електронної форми обліку трудової діяльності — це не просто технічна зміна. Найперше — це захист даних, бо паперові книжки легко пошкодити або втратити. А електронна система гарантує надійне збереження інформації. Особливо це актуально сьогодні, коли воєнні дії та надзвичайні ситуації ставлять під загрозу документи українців", — зазнають у Пенсійному фонді Волині.

Як перевірити, чи трудова книжка оцифрована

Електронні трудові книжки можна буде переглядати на вебпорталі пенсійного фонду. Для цього потрібно:

1. зайти на вебпортал одним із трьох способів (через КЕП, сервіс ID.GOV.UA або Дія.Підпис);
2. перейти до розділу "Електронна трудова книжка";
3. натиснути кнопку "Дані ЕТК";
4. обрати вкладку "Відцифрована ЕТК".

Також можна скористатися розділом "Звернення". Там видно, у якому стані й на якому етапі оцифрування.

Що робити з паперовою трудовою і кому не треба її оцифровувати

Паперова трудова книжка буде непотрібна з червня 2026 року. До цього часу краще її зберігати, навіть якщо вона вже оцифрована. Оцифрування відбувається один раз.

Як зазначили у Пенсійному фонді Волині, оцифрування трудової книжки не потрібне тим, хто вже перебуває на пенсії. Їх дані вже оцифровані.

Читайте також:

• Волинянина засудили за торгівлю людьми та експлуатацію українців у Білорусі
• 83-річна волинянка оформила паспорт, аби побачитися з дітьми й онуками за кордоном
• З 1 квітня в Україні посилюють контроль за лікарняними: що варто знати про виплати
•