Як відновити чек з магазину?

У випадку з фізичними особами-підприємцями (ФОП), які використовують ПРРО для ФОП, зберігання і видача електронних чеків має чітко визначений порядок. Розглянемо, коли це потрібно, що робити у разі втрати чека та як швидко можна його відновити.

Коли може знадобитися відновити чек?

Існує кілька поширених ситуацій, коли покупець або підприємець змушений звернутись із проханням відновити фіскальний чек:

• Повернення або обмін товару. Закон «Про захист прав споживачів» передбачає можливість повернення товару протягом 14 днів. Але на касі продавець має право вимагати підтвердження покупки — і саме чек є ключовим доказом.
• Гарантійне обслуговування. Більшість сервісних центрів не приймають товар без чека, оскільки саме він підтверджує дату купівлі.
• Звітність для бухгалтерії. Підприємці та працівники, які ведуть фінансову звітність, часто додають чеки до пакету документів для податкової або компенсації витрат.
• Покупки за корпоративний рахунок. У разі перевірки або внутрішнього аудиту, наявність чека — це підтвердження правомірності витрат. 

Що потрібно знати або мати, щоб відновити чек?

Магазин не зобов’язаний зберігати копії фіскальних чеків на вимогу покупця, однак багато компаній ведуть електронну обробку продажів — і тоді відновлення можливе. Щоб полегшити процес, варто мати:

• Точну дату та приблизний час покупки. Чим точніше — тим легше знайти транзакцію в базі.
• Суму оплати. Це важливий ідентифікатор для пошуку операції.
• Адресу магазину або його назву, якщо мережа має кілька точок.
• Назву або опис товару. Особливо якщо це нетипова покупка.
• Метод оплати. Наприклад, останні чотири цифри банківської картки або наявність SMS з підтвердженням.

У разі використання ПРРО, чек автоматично створюється в електронному форматі. Багато магазинів надсилають його на e-mail, в месенджер або дають QR-код для завантаження. Якщо ви знайшли хоча б частину цих даних, магазин з великою ймовірністю зможе вам допомогти.

Як довго триває відновлення чека?

Усе залежить від рівня автоматизації магазину. У великих мережах, де всі операції фіксуються в єдиній системі, чек можуть знайти і надіслати протягом 1–2 днів, іноді навіть за кілька годин. У менших магазинах процес може тривати до кількох днів — особливо якщо потрібно вручну переглядати операції за певний період.

У разі використання ПРРО для ФОП, електронні чеки зберігаються в базі ДПС і покупець може перевірити факт покупки на сайті за номером чека.

Чи можна відновити чек, якщо минуло багато часу?

Фіскальні дані зберігаються протягом п’яти років. Проте на практиці магазини часто не здійснюють пошук операцій, яким понад 6 місяців. Тому варто звертатися якомога швидше. Особливо це стосується техніки, де гарантійні зобов’язання починаються саме з дати, зафіксованої у фіскальному чеку.

Якщо ви — підприємець і використовуєте ПРРО, обов’язково зберігайте електронні копії чеків або надсилайте їх покупцям на email/SMS. А як покупець — просіть електронний чек одразу після покупки. Це не лише зручно, а й надійно у випадку, якщо виникне необхідність його відновити.